Gestionar un hotel independiente suele implicar hacer más con un equipo más reducido.
La recepción también puede encargarse de las reservas. Los gerentes pueden supervisar las tarifas, la elaboración de informes, la comunicación con los huéspedes y la distribución. El servicio de limpieza necesita información precisa sobre las habitaciones. Y todos los canales de reserva deben estar sincronizados.
Por eso es tan importanteelegir el software de gestión hoteleraadecuado .
Un sistema moderno de gestión hotelera debe hacer algo más que almacenar reservas. Debe ayudar al hotel a reducir el trabajo manual, mantener la precisión del inventario de habitaciones, facilitar las reservas directas y ofrecer a los empleados una visión más clara de las operaciones diarias.
Para los hoteles independientes, estas son las cuestiones más importantes que hay que tener en cuenta antes de elegir un PMS.
Un sistema de gestión hotelera, o PMS, es el sistema que utilizan los equipos del hotel para gestionar las operaciones diarias fundamentales.
Esto suele incluir:
Los mejores sistemas conectan estos flujos de trabajo en lugar de obligar a los empleados a gestionar cada tarea por separado.
Para un hotel independiente, esto es importante porque, por lo general, un menor número de flujos de trabajo inconexos implica menos trabajo duplicado.
La pregunta que hay que plantearse es:
¿Qué parte de nuestras operaciones diarias del hotel puede gestionar nuestro equipo desde un único entorno?
Un software para hoteles puede tener cientos de funciones y, aun así, resultar difícil de manejar.
Para los equipos de hoteles más pequeños, la facilidad de uso del PMS debería ser uno de los primeros aspectos que se evalúen.
Durante una demostración, pide al proveedor que te muestre cómo un empleado:
Crearía una reserva → modificaría las fechas → cambiaría de habitación → cobraría un pago → comprobaría el estado de la habitación
A continuación, observa.
¿Cuántas pantallas se necesitan?
¿Cuánta explicación se necesita?
¿Podría un empleado nuevo entender el flujo de trabajo?
Un sistema fácil de usar debería reducir la dependencia del único empleado que conoce todos los atajos.
Las reservas y el inventario de habitaciones no deberían funcionar como dos procesos independientes.
Cuando se crea, modifica o cancela una reserva, la disponibilidad del hotel debería reflejar ese cambio con precisión.
Esto cobra especial importancia cuando el establecimiento vende sus habitaciones a través de varias fuentes, tales como:
Sin un sistema de gestión de reservasconectado , es posible que los empleados tengan que actualizar la disponibilidad manualmente en varios sitios.
Esto aumenta las posibilidades de que se produzcan errores.
Una de las características más importantes para un hotel independiente es una sincronización fiable de los canales.
Un gestor de canales conecta el inventario del hotel con las agencias de viajes online, de modo que la disponibilidad de habitaciones y las tarifas se actualicen a medida que cambian las reservas.
Por ejemplo:
Se vende una habitación a través de una OTA → el inventario del hotel cambia → los canales conectados restantes reciben la disponibilidad actualizada.
El objetivo es reducir la cantidad de gestión manual del inventario que debe realizar el personal.
A la hora de evaluar un software de gestión hotelera, pregúntate:
¿El gestor de canales está integrado en la plataforma o conectado a través de otro proveedor?
Ambos enfoques pueden funcionar, pero debes comprender cómo funciona el flujo de trabajo y quién se encarga de la asistencia técnica cuando algo deja de sincronizarse.
Los hoteles independientes no deberían evaluar la distribución a través de las OTA sin tener en cuenta también su propia página web.
Un motor de reservas permite a los huéspedes consultar tarifas y disponibilidad, y reservar directamente con el hotel.
Lo ideal es que las reservas directas utilicen la misma información sobre inventario y tarifas que el PMS y el gestor de canales.
Esto significa que:
Reserva a través de una OTA → actualizaciones del inventario
y
Reserva directa a través de la web → actualizaciones del inventario
sin que el personal tenga que conciliar manualmente la disponibilidad.
Para los establecimientos independientes que intentan aumentar sus ingresos directos, el motor de reservas debería formar parte de la estrategia del PMS desde el principio.
El estado de las habitaciones es uno de los vínculos más importantes dentro de un hotel.
Imagina este flujo de trabajo:
El huésped hace el check-out → la habitación queda sucia → el servicio de limpieza la limpia → se inspecciona la habitación → la recepción la ve lista
Si el servicio de limpieza y la recepción utilizan sistemas diferentes, los empleados pueden tener que recurrir a:
Un PMS conectado ayuda a ambos equipos a trabajar con la misma información sobre el estado de las habitaciones.
Esto puede facilitar mucho la gestión diaria de las habitaciones.
Las tarifas cambian.
Los fines de semana, los eventos, la estacionalidad, la ocupación, las promociones y el ritmo de reservas pueden influir en los precios.
Los hoteles independientes deben comprender cómo gestiona un PMS:
Algunos sistemas también conectan la gestión de tarifas con herramientas de rendimiento o de ingresos.
La pregunta clave es:
¿Con qué facilidad puede nuestro equipo modificar una tarifa y comprender dónde se reflejará ese cambio?
La gestión de tarifas debe estar controlada, no ser confusa.
Un mayor número de informes no significa automáticamente que la información sea mejor.
Los gerentes de hoteles independientes suelen necesitar respuestas claras a preguntas prácticas:
¿Cuál es la ocupación hoy?
¿Cuál es nuestro precio medio diario (ADR)?
¿De dónde proceden las reservas?
¿Qué cancelaciones se han producido?
¿Qué ingresos hemos generado?
¿Qué podemos esperar para los próximos días?
Un buen PMS debería facilitar la búsqueda de información operativa importante.
Durante una demostración, lleva varios informes que ya utilices y pide al proveedor que los reproduzca.
Eso es mucho más útil que oír que la plataforma tiene «cientos de informes».
Los flujos de trabajo de pago son otro ámbito en el que los sistemas desconectados generan trabajo innecesario.
El PMS debería ayudar al personal a comprender claramente:
Cuando los pagos y las reservas están vinculados, el personal tiene una mejor visión general de lo que debe el huésped y de lo que ya se ha cobrado.
Los hoteles independientes también deberían preguntarse si el sistema requiere un procesador de pagos específico o si admite múltiples opciones de pago.
Esa decisión puede afectar a los costes de procesamiento, al hardware y a la flexibilidad operativa.
Los hoteles se comunican con los huéspedes en varios momentos:
Antes de la llegada → llegada → durante la estancia → después de la salida
Un sistema hotelero moderno puede ayudar a organizar o automatizar parte de esa comunicación.
Por ejemplo:
El objetivo no es automatizar la hostelería.
Se trata de automatizar la comunicación repetitiva para que los empleados dispongan de más tiempo para las interacciones que realmente requieren la presencia de una persona.
Los hoteles independientes a menudo no cuentan con un gran departamento interno de TI.
Por eso, el soporte técnico del proveedor cobra especial importancia.
Antes de elegir un PMS, pregúntate:
Un sistema puede ser fácil de usar la mayor parte del tiempo y, aun así, resultar frustrante si es difícil acceder a la ayuda cuando surge algún problema.
El servicio de asistencia debe evaluarse antes de firmar el contrato, no después de la implementación.
Esta es una distinción importante.
Algunas plataformas hoteleras ofrecen muchas funciones directamente.
Otras se conectan a productos especializados de terceros.
Menos sistemas → menos inicios de sesión → asistencia más sencilla → datos más coherentes
Más opciones → herramientas especializadas → mayor flexibilidad
Ninguno de los dos modelos es automáticamente mejor.
Los hoteles independientes deberían preguntarse:
¿Qué partes de este flujo de trabajo pertenecen a tu plataforma y cuáles requieren otro proveedor?
Esa pregunta puede revelar lo compleja que será realmente la pila tecnológica final.
No existe un único sistema ideal para todos los hoteles independientes.
El software de gestión hoteleraadecuado debe adaptarse al tamaño del establecimiento, a la experiencia del personal, a la estrategia de distribución del hotel y a los flujos de trabajo que los empleados gestionan a diario.
Como mínimo, los hoteles independientes deberían evaluar:
Facilidad de uso del PMS
Gestión de reservas
Gestión de canales
Reservas directas
Servicio de limpieza
Pagos
Gestión de tarifas
Informes
Comunicación con los huéspedes
Integraciones
Formación y asistencia
La mejor plataforma suele ser aquella que conecta todas estas funciones sin añadir complejidad al trabajo del equipo.
Para los hoteles que estén evaluando OpenHotel, su plataforma está diseñada en torno a operaciones hoteleras conectadas, incluyendo el PMS, el gestor de canales, el gestor de rendimiento, el motor de reservas, el servicio de limpieza, la comunicación con los huéspedes, la generación de informes, los pagos y la asistencia dentro del entorno más amplio de OpenHotel.
En lugar de preguntar a cada proveedor si su software es fácil de usar, preséntales el mismo escenario.
Pídeles que muestren lo siguiente:
1. Un huésped realiza una reserva en línea.
¿Dónde aparece la reserva?
2. El huésped cambia las fechas.
¿Qué ocurre con la disponibilidad?
3. El servicio de limpieza actualiza el estado de la habitación.
¿Cómo lo ve la recepción?
4. El huésped realiza un pago.
¿Dónde se muestra el saldo?
5. El gerente modifica la tarifa de mañana.
¿Qué canales de reserva se actualizan?
6. El gerente genera el informe de hoy.
¿Puede ver rápidamente la ocupación, las llegadas, las salidas y los ingresos?
A continuación, compara la experiencia.
Eso te dirá mucho más que una simple lista de características.
Los hoteles independientes no necesitan necesariamente más software.
Necesitan un software mejor conectado.
Un buen PMS debería facilitar la gestión de las reservas, reducir las actualizaciones manuales del inventario, ayudar a que el servicio de limpieza y la recepción estén coordinados, admitir reservas directas, organizar los pagos y ofrecer informes más claros.
El objetivo es sencillo:
La tecnología debe reducir la cantidad de trabajo necesario para gestionar el hotel, no convertirse en otra tarea más para el personal.
A la hora de evaluar un sistema de gestión hotelera, céntrate en cómo funciona el software durante un turno habitual en el hotel.
Ahí es donde se pone de manifiesto su verdadero valor.
El software de gestión hotelera es una tecnología que se utiliza para gestionar los flujos de trabajo fundamentales de un hotel, como las reservas, el inventario de habitaciones, la información de los huéspedes, el servicio de limpieza, los pagos, las tarifas, la elaboración de informes y la distribución.
No existe una plataforma universal que sea la mejor. Los hoteles independientes deben comparar la facilidad de uso del PMS, la gestión de canales, las reservas directas, el servicio de limpieza, los pagos, la generación de informes, las integraciones, la formación y la asistencia técnica en función de sus propias necesidades operativas.
Un PMS conectado a un gestor de canales fiable puede ayudar a mantener sincronizado el inventario de habitaciones a medida que se producen reservas, modificaciones y cancelaciones en las fuentes de reserva conectadas.
Los hoteles que venden a través de múltiples agencias de viajes online suelen beneficiarse de la gestión de canales, ya que reduce la necesidad de actualizar manualmente las tarifas y el inventario en cada canal de reserva.
Un motor de reservas resulta especialmente valioso para los hoteles que buscan reservas directas. Lo ideal es que esté estrechamente conectado con el PMS y el inventario, de modo que tanto las reservas directas como las realizadas a través de las OTA utilicen una disponibilidad coherente.